So übertragen Sie Ihre Daten von Kaiten zu Taska
In Taska übernehmen Sie Spaces, Boards, Karten und Dokumente aus Kaiten mit Kommentaren, Dateien und Verlauf. Den Import startet der Eigentümer oder ein Administrator des Teams per API-Schlüssel.
Was übertragen wird
Jeder Space aus Kaiten wird zu einem Projekt des Teams, seine Boards und Karten werden zu Boards und Aufgaben dieses Projekts.
| In Kaiten | In Taska |
|---|---|
| Space | Projekt. Ein Space mit einem Board wird zum Board-Projekt, mit mehreren Boards zum erweiterten Projekt. Ein verschachtelter Space wird ein eigenes Projekt mit dem Pfad im Namen, zum Beispiel „Entwicklung / Mobile App“ |
| Board | Board des Projekts |
| Spalte | Status des Boards. Aus einer Unterspalte entsteht ein eigener Status „Spalte / Unterspalte“ |
| Karte | Aufgabe mit Titel, Beschreibung, Frist und Tags. Eine ASAP-Karte erhält die Priorität „Höchste“, eine erledigte Karte wird zur erledigten Aufgabe |
| Verantwortliche Person | Bearbeiter, wenn die Person schon im Team ist. Taska erkennt sie an der E-Mail-Adresse. Weitere Verantwortliche und Mitglieder der Karte stehen in der Beschreibung |
| Checklisten | Checkliste der Aufgabe. Verantwortliche Person und Frist eines Punkts stehen in Klammern dahinter |
| Untergeordnete Karten | Checklistenpunkte, Roadmap-Epics oder eine Zeile in der Beschreibung, nach Wahl |
| Kommentare | Nachrichten im Aufgabenchat mit dem Datum aus Kaiten. Dateien eines Kommentars hängen an der Nachricht |
| Dateien der Karte und Bilder aus der Beschreibung | Dateien der Aufgabe |
| Zeiteinträge | Nachrichten im Aufgabenchat mit der aufgewendeten Zeit |
| Bewegungsverlauf der Karte | Aufgabenverlauf |
| Blockierungen | Blocker |
| Geplante Verknüpfungen zwischen Karten | Verknüpfte Aufgaben |
| Kartentyp, Größe, Bahnen, benutzerdefinierte Eigenschaften | Benutzerdefinierte Felder der Aufgaben |
| Externe Links und geplante Termine | Zeilen am Ende der Beschreibung |
| Archivierte Karten | Erledigte Aufgaben mit einem Kaiten-Archiv-Tag oder gar nichts, nach Wahl |
| Dokumente und ihre Ordner | Artikel und Ordner der Wissensdatenbank. Dokumente eines Spaces landen in der Wissensdatenbank seines Projekts, Dokumente außerhalb von Spaces in einem eigenen Projekt |
Die Erstellungsdaten von Aufgaben, Kommentaren und Artikeln kommen aus Kaiten. Eine Aufgabenbeschreibung ist in Taska reiner Text. Fettschrift und Überschriften aus Kartenbeschreibungen verlieren deshalb ihre Formatierung, der Text selbst bleibt. Ein Link wird zu seinem Text mit der Adresse in Klammern, Zeilenumbrüche bleiben erhalten.
Was nicht übertragen wird
- draw.io-Diagramme in Dokumenten. Im Artikel steht an ihrer Stelle ein Hinweis, das Diagramm übertragen Sie von Hand.
- In Dokumente eingebettete Kartensammlungen.
- Archivierte Spaces in Kaiten und Spaces, zu denen der Schlüsselinhaber nicht eingeladen ist.
- Aufgehobene Blockierungen.
- Konten Ihrer Kollegen. Taska legt keine an und verschickt keine Einladungen. Wer fehlt, zeigt Taska nach dem Import.
- Zugriffsrechte aus Kaiten. Die importierten Projekte sieht das ganze Team, wie seine anderen Projekte.
- Kaiten auf einem eigenen Server des Unternehmens. Der Import funktioniert nur mit Adressen wie firma.kaiten.ru.
So übertragen Sie die Daten
Kaiten verbinden
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf den Namen des Teams.
- Klicken Sie auf der geöffneten Seite oben rechts auf „⋮“ und wählen Sie „Workspace-Einstellungen“.
- Öffnen Sie den Tab „Import“.
- Geben Sie im Feld „Firmendomain“ die Adresse ein, unter der Sie Kaiten öffnen, zum Beispiel acme.kaiten.ru. Der Firmenname allein oder ein Link aus der Adressleiste funktioniert auch.
- Sobald die Domain eingetragen ist, erscheint unter dem Feld „API-Schlüssel“ der Link „Schlüsselseite öffnen“. Folgen Sie ihm: Die Schlüsselseite von Kaiten öffnet sich in einem neuen Tab. Erstellen Sie dort einen Schlüssel, kopieren Sie ihn und fügen Sie ihn in das Feld „API-Schlüssel“ ein.
- Klicken Sie auf „Prüfen“.
Taska zeigt den Firmennamen, wem der Schlüssel gehört, die Liste der Spaces in Kaiten und wie viele Personen aus Kaiten schon im Team sind. Übertragen wird, was der Schlüsselinhaber sieht. Ist er kein Firmenadministrator in Kaiten, weist ein Hinweis darauf hin, dass Spaces, zu denen er nicht eingeladen ist, übersprungen werden. Um alles zu übertragen, nehmen Sie den Schlüssel eines Firmenadministrators.
Auswählen, was übertragen wird
- Lassen Sie unter „Was übertragen“ die Spaces markiert, die Sie brauchen. Anfangs sind alle markiert, „Alle abwählen“ entfernt die Markierungen auf einmal. Neben jedem Space steht, wie viele Boards und Dokumente er hat.
- Wählen Sie unter „Archivierte Karten“ „Als erledigte Aufgaben mit dem Tag ‚Kaiten-Archiv‘ übertragen“ oder „Nicht übertragen“.
- Wählen Sie unter „Untergeordnete Karten“, was aus der Verbindung zwischen übergeordneter und untergeordneten Karten wird. Die Varianten stehen unter dem Bild.
- Schalten Sie unter „Außerdem übertragen“ aus, was Sie nicht brauchen: „Kommentare“, „Dateien“, „Dokumente in die Wissensdatenbank“, „Zeiterfassung“ oder „Verlauf der Kartenbewegungen“. Anfangs ist alles eingeschaltet.
- Klicken Sie auf „Import starten“.
Die Verbindung zwischen übergeordneter und untergeordneten Karten lässt sich auf drei Arten übertragen.
- „Checkliste in der übergeordneten Aufgabe“. Die übergeordnete Aufgabe erhält für jede untergeordnete Karte einen Checklistenpunkt. Er ist abgehakt, wenn die Karte erledigt ist.
- „Roadmap-Epics“. Die übergeordnete Karte wird zu einem Epic auf einer Roadmap in ihrem Projekt, ihre geplanten Termine werden zu den Daten des Epics. Mit dem Epic verknüpft werden die übergeordnete Aufgabe und ihre untergeordneten Aufgaben aus demselben Projekt.
- „Übergeordnete Karte in der Beschreibung erwähnen“. Die Beschreibung der untergeordneten Aufgabe erhält eine Zeile mit dem Namen der übergeordneten Karte.
Bei jeder Variante landen die untergeordneten Karten selbst als normale Aufgaben auf ihren Boards.
Warten, bis der Import fertig ist
Der Import läuft im Hintergrund, Sie können das Fenster schließen. Im Tab „Import“ sehen Sie währenddessen die aktuelle Phase, einen Fortschrittsbalken und Zähler für das bereits Übertragene. Die Projekte erscheinen im Workspace nach und nach, die Seite müssen Sie nicht neu laden.
Wie lange es dauert, hängt von der Zahl der Karten, Dateien und Dokumente ab, denn Taska liest jede Karte einzeln aus Kaiten. Eine eigene Benachrichtigung zum Ende des Imports gibt es nicht, schauen Sie im Tab „Import“ nach.
Um den Import zu unterbrechen, klicken Sie auf „Import stoppen“. Bereits Übertragenes bleibt erhalten, und Sie können den Import später fortsetzen oder rückgängig machen. Solange ein Import läuft, lässt sich in diesem Workspace kein zweiter starten.
Was Sie nach dem Import prüfen sollten
- Öffnen Sie den Tab „Import“ in den Workspace-Einstellungen. Unter „Importverlauf“ sollte beim Import „Fertig“ stehen, darunter Zähler: wie viele Projekte, Boards, Aufgaben, Kommentare, Dateien und Artikel angelegt wurden.
- Lesen Sie die Hinweise unter den Zählern. Dort steht, was nicht übertragen wurde und warum, zum Beispiel „draw.io-Diagramme, die manuell übertragen werden müssen: 3“.
- Im Block „Noch nicht in diesem Workspace“ stehen Personen aus Kaiten, die noch nicht im Team sind. Laden Sie sie im Tab „Zugriff“ ein, wie im Artikel „So laden Sie Kollegen per E-Mail ein“ beschrieben.
- Wenn Ihre Kollegen die Einladungen angenommen haben, kehren Sie zum Tab „Import“ zurück und klicken Sie auf „Aufgaben zuweisen“. In Aufgaben, in denen eine Person verantwortlich war, macht Taska sie zum Bearbeiter, sofern dort inzwischen niemand einen Bearbeiter eingetragen hat.
In den Projekten selbst lohnt sich ein Blick auf einige Stellen.
- Status der Boards. Vergleichen Sie sie mit den Spalten in Kaiten, Unterspalten sind jetzt eigene Status.
- Aufgabenbeschreibungen. Ein Block am Ende der Beschreibung sammelt, wofür Taska kein eigenes Feld hat: Autor und Verantwortliche, die nicht im Team sind, Mitglieder der Karte, geplante Termine und Links.
- Aufgabenchats. Kommentare von Personen, die nicht im Team sind, erscheinen unter dem Namen der Person, die den Import gestartet hat, und beginnen mit dem Namen des Autors.
- Artikel der Wissensdatenbank. Suchen Sie die Hinweise zu draw.io-Diagrammen und übertragen Sie die Diagramme von Hand, zum Beispiel als Bild.
- Archivierte Karten. Das sind erledigte Aufgaben mit dem Archiv-Tag. Erledigte Aufgaben sind auf dem Board eingeklappt. Wie Sie sie einblenden, steht im Artikel „Geschlossene Aufgaben: Wo sie bleiben und wie Sie sie einblenden“.
Kann ich nur einen Teil der Spaces übertragen?
Ja. Entfernen Sie unter „Was übertragen“ die Markierung bei den Spaces, die Sie nicht brauchen. Den Rest können Sie später mit einem neuen Import übertragen, in dem Sie nur diese Spaces markieren.
Der Import wurde gestoppt oder abgebrochen
Unter „Importverlauf“ steht dann „Gestoppt“ oder „Fehlgeschlagen“. Klicken Sie auf „Weiter“. Taska überspringt bereits Übertragenes und macht an der Stelle weiter, an der der Import stehen geblieben ist. Doppelte Einträge entstehen nicht.
So machen Sie den Import rückgängig
Klicken Sie beim Import unter „Importverlauf“ auf „Rückgängig machen“ und im Bestätigungsfenster noch einmal auf „Rückgängig machen“. Alles, was der Import angelegt hat, kommt in den Papierkorb des Workspaces. Projekte landen dort vollständig, auch mit Aufgaben, die Sie nach dem Import hinzugefügt haben. Ein Projekt holen Sie aus dem Papierkorb zurück: Klicken Sie auf der Seite des Teams auf „⋮“ und wählen Sie „Papierkorb des Workspaces“.
Kann ich den Import noch einmal starten?
Ja, aber ein neuer Import legt eine weitere Kopie der Projekte an und aktualisiert bereits Übertragenes nicht. Um neu anzufangen, machen Sie den vorherigen Import zuerst rückgängig. Um ausgelassene Spaces nachzuholen, markieren Sie im neuen Import nur diese.
Was im Tarif Free Team übertragen wird
Der Import funktioniert, aber innerhalb der Tariflimits.
- Dateien und Zeiteinträge werden nicht übertragen.
- Felder der Karten, Blockierungen und Verknüpfungen landen in den Aufgabenbeschreibungen.
- Projekte und Boards über den Tariflimits werden nicht angelegt, ihre Karten werden nicht übertragen.
- Spalten über acht pro Board werden nicht angelegt, ihre Karten landen in der ersten Spalte.
- Aufgabenkarten in Artikeln werden zu Links auf die Aufgaben.
Wie viel übersprungen wurde, zeigt der Bericht unter „Importverlauf“. Die Tariflimits stehen im Artikel „Tarife von Taska und Funktionsvergleich“. Ein neues Team läuft 30 Tage in der Business-Testphase, ein Eigentümer erhält sie einmal.
Warum eine Aufgabe keinen Bearbeiter hat
Bearbeiter wird die verantwortliche Person aus Kaiten, wenn sie schon im Team ist und dieselbe E-Mail-Adresse hat wie in Kaiten. Laden Sie sie ein und klicken Sie auf „Aufgaben zuweisen“, wie in Schritt 4 oben. Weitere Verantwortliche nennt Taska in der Aufgabenbeschreibung.
Kaiten nimmt den Schlüssel oder die Domain nicht an
Der Grund steht unter den Feldern. Prüfen Sie, ob die Domain richtig geschrieben und der Schlüssel vollständig kopiert ist. Nutzt Ihr Unternehmen Kaiten Lite, ist die API in diesem Modus nicht verfügbar. Die Vollversion schalten Sie in den Einstellungen von Kaiten ein. Daten aus Kaiten auf einem eigenen Server des Unternehmens (nicht unter einer Adresse auf kaiten.ru) lassen sich nicht übertragen.
Was Taska mit dem API-Schlüssel macht
Der Schlüssel wird nur für den Import gebraucht. Taska speichert ihn verschlüsselt und löscht ihn, sobald der Import fertig ist oder rückgängig gemacht wurde. Bei einem gestoppten oder abgebrochenen Import bleibt der Schlüssel gespeichert, damit Sie fortsetzen können.