Как перенести данные из Kaiten в Таску
Из Kaiten в Таску переносятся пространства, доски, карточки и документы вместе с комментариями, файлами и историей. Перенос запускает владелец или администратор команды по ключу API Kaiten.
Что перенесётся
Пространство Kaiten превращается в проект команды, а его доски и карточки в доски и задачи этого проекта.
| В Kaiten | В Таске |
|---|---|
| Пространство | Проект. С одной доской это проект-доска, с несколькими расширенный проект. Вложенное пространство становится отдельным проектом с путём в названии, например «Разработка / Мобильное приложение» |
| Доска | Доска проекта |
| Колонка | Статус доски. Из подколонки получается отдельный статус «Колонка / Подколонка» |
| Карточка | Задача с названием, описанием, сроком и тегами. Карточка с отметкой ASAP получает приоритет «Высший», выполненная карточка становится выполненной задачей |
| Ответственный | Исполнитель, если человек уже в команде. Таска ищет его по адресу почты. Остальные ответственные и участники карточки перечислены в описании |
| Чек-листы | Список дел задачи. Ответственный и срок пункта дописаны к нему в скобках |
| Дочерние карточки | Пункты списка дел, этапы графика или строка в описании, на выбор |
| Комментарии | Сообщения в чате задачи с датой из Kaiten. Файлы комментария прикреплены к сообщению |
| Файлы карточки и картинки из описания | Файлы задачи |
| Учёт времени | Сообщения в чате задачи с затраченным временем |
| История перемещений карточки | История задачи |
| Блокировки | Блокеры |
| Плановые связи карточек | Связанные задачи |
| Тип карточки, размер, дорожки, пользовательские поля | Пользовательские поля задач |
| Внешние ссылки и плановые даты | Строки в конце описания |
| Архивные карточки | Выполненные задачи с тегом «Архив Kaiten» или ничего, на выбор |
| Документы и их папки | Статьи и папки базы знаний. Документы пространства попадают в базу знаний его проекта, документы вне пространств в отдельный проект «Документы Kaiten» |
Даты создания задач, комментариев и статей берутся из Kaiten. Описание задачи в Таске хранится без оформления, поэтому жирный шрифт и заголовки из описаний карточек пропадают, а сам текст остаётся. Ссылка превращается в текст с адресом в скобках, переносы строк сохраняются.
Что не переносится
- Диаграммы draw.io из документов. На месте диаграммы в статье будет выноска «Здесь была диаграмма draw.io из Kaiten. Её нужно перенести вручную».
- Коллекции карточек, вставленные в документы.
- Архивные пространства Kaiten и пространства, куда не приглашали владельца ключа.
- Снятые блокировки.
- Аккаунты коллег. Таска не заводит их и не рассылает приглашений, а кого не хватает, покажет после переноса.
- Права доступа из Kaiten. Перенесённые проекты видит вся команда, как и другие её проекты.
- Kaiten на собственном сервере компании. Перенос работает только с адресами вида компания.kaiten.ru.
Как перенести
Подключите Kaiten
- Нажмите на название команды в боковой панели.
- На открывшейся странице нажмите «⋮» вверху справа и выберите «Настройки пространства».
- Перейдите на вкладку «Импорт».
- В поле «Домен компании» введите адрес, по которому вы открываете Kaiten, например acme.kaiten.ru. Подойдёт и одно имя компании или ссылка из адресной строки.
- Когда домен введён, под полем «Ключ API» появляется ссылка «Открыть страницу ключа». Перейдите по ней: страница ключа Kaiten откроется в новой вкладке. Создайте там ключ, скопируйте его и вставьте в поле «Ключ API».
- Нажмите «Проверить».
Таска покажет название компании, чей это ключ, список пространств Kaiten и сколько людей из Kaiten уже есть в команде. Переносится то, что видит владелец ключа. Если он не администратор компании в Kaiten, появится предупреждение, что пространства, куда его не приглашали, будут пропущены. Чтобы перенести всё, возьмите ключ администратора компании.
Выберите, что перенести
- В блоке «Что перенести» оставьте отмеченными нужные пространства. Сначала отмечены все, кнопка «Снять все» убирает отметки разом. Рядом с пространством написано, сколько в нём досок и документов.
- В блоке «Архивные карточки» выберите «Перенести выполненными задачами с тегом „Архив Kaiten“» или «Не переносить».
- В блоке «Дочерние карточки» выберите, что станет со связью родительской и дочерних карточек. Варианты описаны под картинкой.
- В блоке «Перенести также» выключите то, что не нужно: «Комментарии», «Файлы», «Документы в базу знаний», «Учёт времени» или «История перемещений карточек». Сначала включено всё.
- Нажмите «Начать импорт».
Связь родительской и дочерних карточек переносится одним из трёх способов.
- «Чек-лист в родительской задаче». В задаче-родителе появятся пункты «Подкарточка: название», пункт отмечен, если дочерняя карточка выполнена.
- «Этапы графика». Родительская карточка станет этапом на графике «Эпики из Kaiten» в своём проекте, плановые даты карточки станут датами этапа. К этапу привяжутся родитель и его дочерние задачи из того же проекта.
- «Упомянуть родителя в описании». В описании дочерней задачи появится строка с названием родителя.
Сами дочерние карточки при любом варианте попадают на свои доски обычными задачами.
Дождитесь окончания
Импорт идёт в фоне, окно можно закрыть. На вкладке «Импорт» тем временем видны этап, полоса хода и счётчики перенесённого. Проекты появляются в пространстве по ходу переноса, обновлять страницу не нужно.
Время зависит от числа карточек, файлов и документов, потому что Таска читает из Kaiten каждую карточку отдельно. Отдельного уведомления о конце импорта нет, загляните на вкладку «Импорт».
Чтобы прервать перенос, нажмите «Остановить импорт». Перенесённое останется, импорт можно будет продолжить или откатить. Пока идёт один импорт, второй в этом пространстве не запустить.
Что проверить после переноса
- Откройте вкладку «Импорт» в настройках пространства. В блоке «История импортов» у переноса должна стоять отметка «Готово», под ней счётчики: сколько создано проектов, досок, задач, комментариев, файлов и статей.
- Прочитайте пояснения под счётчиками. В них написано, что не перенеслось и почему, например «Диаграмм draw.io, которые нужно перенести вручную: 3».
- В блоке «Ещё нет в этом пространстве» перечислены люди из Kaiten, которых пока нет в команде. Пригласите их на вкладке «Доступ», как описано в статье «Как пригласить коллег по почте».
- Когда коллеги примут приглашения, вернитесь на вкладку «Импорт» и нажмите «Назначить задачи». В задачах, где человек был ответственным, Таска поставит его исполнителем, если исполнителя там к этому времени никто не назначил.
В самих проектах стоит посмотреть ещё несколько мест.
- Статусы досок. Сравните их с колонками Kaiten, подколонки стали отдельными статусами.
- Описания задач. В конце описания блок «Из Kaiten» собирает то, чему в Таске нет своего поля: автора и ответственных, которых нет в команде, участников карточки, плановые даты, ссылки.
- Чаты задач. Комментарии тех, кого нет в команде, стоят от имени того, кто запускал импорт, и начинаются с имени автора и пометки «(из Kaiten)».
- Статьи базы знаний. Найдите выноски о диаграммах draw.io и перенесите диаграммы вручную, например картинкой.
- Архивные карточки. Это выполненные задачи с тегом «Архив Kaiten». Выполненные задачи на доске свёрнуты, как их показать, описано в статье «Закрытые задачи: куда пропадают и как их показать».
Можно ли перенести только часть пространств?
Да. Снимите отметки с ненужных пространств в блоке «Что перенести». Остальные можно перенести позже новым импортом, отметив в нём только их.
Импорт остановился или прервался
В «Истории импортов» у него будет отметка «Остановлен» или «Ошибка». Нажмите «Продолжить». Таска пропустит уже перенесённое и пойдёт дальше с места остановки, дублей не будет.
Как отменить перенос
Нажмите «Откатить» у импорта в «Истории импортов», затем «Откатить» в окне подтверждения. Всё, что создал импорт, уйдёт в корзину пространства. Проекты попадают туда целиком, вместе с задачами, которые вы добавили в них после переноса. Вернуть проект можно из корзины: на странице команды нажмите «⋮» и выберите «Корзина пространства».
Можно ли запустить импорт ещё раз?
Да, но новый импорт создаёт ещё одну копию проектов, уже перенесённое он не обновляет. Чтобы перенести всё заново, сначала откатите прошлый импорт. Чтобы добавить пропущенные пространства, отметьте в новом импорте только их.
Что перенесётся на бесплатном тарифе Free Team
Импорт работает, но с ограничениями тарифа.
- Файлы и учёт времени не переносятся.
- Поля карточек, блокировки и связи записываются в описания задач.
- Проекты и доски сверх лимитов тарифа не создаются, и их карточки не переносятся.
- Колонки сверх восьми на доске не создаются, их карточки попадают в первую колонку.
- Карточки задач в статьях становятся ссылками на задачи.
Сколько чего пропущено, покажет отчёт в «Истории импортов». Лимиты тарифов описаны в статье «Тарифы Таски и сравнение возможностей». Новая команда 30 дней работает на пробном Business, владелец получает его один раз.
Почему у задачи нет исполнителя
Исполнителем становится ответственный из Kaiten, если он уже в команде и почта у него та же, что в Kaiten. Пригласите его и нажмите «Назначить задачи», как в шаге 4 выше. Остальных ответственных Таска перечисляет в описании задачи.
Kaiten не принимает ключ или домен
Причина написана под полями. Проверьте, что домен введён без ошибок, а ключ скопирован целиком. Если компания в Kaiten работает в режиме Kaiten Lite, API в нём недоступен, полную версию включают в настройках Kaiten. Данные из Kaiten на собственном сервере компании (не на адресе kaiten.ru) перенести нельзя.
Что Таска делает с ключом API
Ключ нужен только на время переноса. Таска хранит его зашифрованным и стирает, когда импорт закончен или откачен. У остановленного или прерванного импорта ключ остаётся, чтобы перенос можно было продолжить.