Автоматизации статусов
Автоматизации статуса в Таске сами меняют задачу, когда её переносят в колонку или из колонки, и не пускают задачу дальше без нужных условий. Их настраивают для каждой колонки отдельно.
Как настроить автоматизации колонки
- Нажмите «⋮» в шапке колонки и выберите «Автоматизация». Число рядом с пунктом показывает, сколько правил уже включено.
- В окне «Автоматизации статуса» выберите вкладку «Вход», «Выход», «Условия входа» или «Условия выхода».
- Включите нужные правила переключателями и заполните их.
- Нажмите «Сохранить».
После сохранения в шапке колонки появится молния. Если навести на неё курсор, подсказка перечислит, что делает колонка, например «Закрывает задачу при входе». Окно открывается и молнией у статуса на схеме процесса доски или проекта.
Вход: когда задача попадает в колонку
| Правило | Что делает |
|---|---|
| «Закрывать задачу» | Отмечает задачу выполненной в момент переноса. Вложенный переключатель «Возобновлять задачу, когда её уводят из статуса» включён сразу. Повторяющаяся задача переносится на следующую дату и возвращается в колонку, которую вы выберете, по умолчанию в «Первый статус доски» |
| «Назначать исполнителя» | Ставит исполнителем выбранного участника, автора задачи или того, кто переместил задачу. Вариант «Никто (снять исполнителя)» убирает исполнителя |
| «Отправлять уведомление» | Уведомляет автора задачи, исполнителя или выбранных участников. Можно добавить свой текст. Тот, кто переместил задачу, уведомление не получает |
| «Менять теги» | «Ставить теги» добавляет выбранные теги, «Снимать теги» убирает выбранные или все |
| «Сменить приоритет» | Ставит выбранный приоритет |
| «Менять дедлайн» | «Ставить через N дней» в заданное время или «Снимать дедлайн». Дни считаются от дня переноса |
| «Заполнять поля» | Заполняет описание, этап и пользовательские поля проекта. Пустое значение очищает поле |
| «Запускать таймер» | Запускает таймер того, кто перенёс задачу. Подробнее в статье «Учёт времени: таймер и списание» |
| «Переносить сюда задачи, закрытые галочкой» | Задача, которую отметили выполненной кружком на карточке, сама переезжает в эту колонку. Так может собирать задачи только одна колонка доски |
Выход: когда задача уходит из колонки
На вкладке «Выход» те же правила, что на входе: «Сменить исполнителя», «Отправлять уведомление», «Менять теги», «Сменить приоритет», «Менять дедлайн» и «Заполнять поля». Ещё здесь есть два своих правила.
- «Снять отметки в чек-листе». Пункты списка дел снова становятся неотмеченными, например когда задачу возвращают на доработку.
- «Ставить таймеры задачи на паузу». Срабатывает при любом уходе из колонки.
У каждого правила выхода своя настройка «Срабатывает».
| Вариант | Когда срабатывает |
|---|---|
| «При любом переносе» | При любом уходе из колонки, в том числе во «Входящие» или на другую доску |
| «При переносе вперёд» | При переносе в любую колонку правее этой |
| «При возврате назад» | При переносе в любую колонку левее этой |
| «При переносе в выбранные колонки» | Только при переносе в выбранные колонки этой доски |
Условия входа и выхода
Условия входа не пускают задачу в колонку, условия выхода не выпускают из неё, пока задача им не отвечает. На вкладке «Условия выхода» есть ещё настройка «Проверять» с теми же вариантами направления.
| Условие | Когда задачу пропустят |
|---|---|
| «Чек-лист выполнен полностью» | Все пункты списка дел отмечены |
| «У задачи есть исполнитель» | Исполнитель назначен |
| «У задачи нет активных блокеров» | На задаче нет ни одного блокера. Подробнее в статье «Блокеры: как отметить, что задача стоит» |
| «Все предыдущие задачи закрыты» | Закрыты все задачи, которые идут раньше по связям. Подробнее в статье «Связанные задачи и цепочки» |
| «На задаче учтено время» | Есть таймер со временем или время, списанное в чат. Это условие есть только у выхода |
| «Обязательные поля» | Заполнены выбранные поля: описание, дедлайн, теги, этап или пользовательские поля проекта |
Условия проверяются при любой смене статуса: при перетаскивании, в окне задачи, при переносе по связи статусов и при смене статуса у нескольких задач сразу. Колонка, куда задачу не пустят, при перетаскивании помечается щитом с восклицательным знаком. Если перенос не удался, Таска покажет «Перенос невозможен» и перечислит, чего не хватает, например «в чек-листе есть невыполненные пункты».
Когда автоматизации не срабатывают
- Задачу создали прямо в колонке. Правила срабатывают только при переносе задачи, которая уже есть.
- У пространства тариф не Business. Молния в шапке колонки бледная, а в подсказке написано «Не срабатывают на текущем тарифе».
- У правила выхода выбрано другое направление.
- Задачи перенесли сразу несколько. Уведомления при этом не отправляются, остальные правила работают.
Что видно после автоматического закрытия
Если колонка закрывает задачи, после переноса Таска покажет «Задача закрыта автоматически в статусе „Готово“». Закрытые задачи на доске по умолчанию скрыты, поэтому карточка пропадёт из колонки.
Статьи по теме
Возможность на сайте: Процессы между отделами в Таске: связи досок без кода