Rollen: Eigentümer, Administrator, Mitglied und Gast
Ein Team-Workspace in Taska kennt vier Rollen. Eigentümer und Administratoren verwalten das Team, Mitglieder arbeiten in Projekten, Gäste sehen nur zu.
Die Rollen im Überblick
- Eigentümer. Die Person, die den Workspace erstellt hat. Es gibt immer genau einen. Der Eigentümer darf alles, auch ein Abonnement abschließen und den Workspace löschen. Seinen eigenen Workspace kann er nicht verlassen.
- Administrator. In der Oberfläche beschrieben als „Volle Verwaltung von Workspace, Mitgliedern und Projekten“. Ein Administrator darf fast alles, was der Eigentümer darf. Er kann aber den Workspace nicht löschen, kein Abonnement abschließen oder kündigen und die Rolle eines anderen Administrators nicht ändern.
- Mitglied. „Kann Projekte im Workspace erstellen und bearbeiten“. Sieht alle Projekte des Teams, auch künftige, und erstellt und ändert Projekte, Aufgaben und Artikel. Kann niemanden einladen.
- Gast. „Nur-Lese-Zugriff auf geteilte Projekte“. Sieht Projekte, Aufgaben und Artikel, erstellt und ändert aber nichts und schreibt nicht im Aufgabenchat. Belegt keinen Platz im Abonnement.
Ein persönlicher Workspace hat keine Rollen, er gehört nur Ihnen. Sie können eine Person als Mitglied oder Gast in ein einzelnes Projekt einladen, siehe „Persönlicher Workspace und Team-Workspace: der Unterschied“.
Was jede Rolle darf
| Aktion | Eigentümer | Administrator | Mitglied | Gast |
|---|---|---|---|---|
| Projekte des Workspaces sehen | Alle | Alle | Alle, auch künftige | Alle, nur lesend |
| Projekte, Aufgaben und Artikel erstellen und ändern | Ja | Ja | Ja | Nein |
| Im Aufgabenchat schreiben | Ja | Ja | Ja | Nein |
| Personen per E-Mail und per Link einladen | Ja | Ja | Nein | Nein |
| Rolle und Zugriff einer Person ändern | Jede Rolle außer Eigentümer | „Mitglied“ und „Gast“, nicht bei anderen Administratoren | Nein | Nein |
| Personen aus dem Workspace entfernen | Ja | Ja, außer den Eigentümer | Nein | Nein |
| Namen und Farbe des Workspaces ändern | Ja | Ja | Nur für sich | Nur für sich |
| Tab „Abrechnung“ | Ja | Sieht ihn und bezahlt Rechnungen | Nein | Nein |
| Tabs „API“ und „TaskAI“ | Ja, alle Schlüssel | Ja, alle Schlüssel | Nur eigene API-Schlüssel | Nein |
| Vorlagenbibliothek | Ja | Ja | Ja | Nein |
| Änderungsverlauf und Papierkorb des Workspaces | Alles | Alles | In Projekten, auf die er Zugriff hat | Nein |
| Zeitbericht (in Business) | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Workspace verlassen | Nein | Ja | Ja | Ja |
| Workspace löschen | Ja | Nein | Nein | Nein |
| Belegt einen Platz im Abonnement | Ja | Ja | Ja | Nein |
Rollen beim Zugriff auf ein einzelnes Projekt oder einen Bereich
Sie können eine Person statt in den ganzen Workspace nur in ein Projekt, ein Board, eine Wissensdatenbank oder eine Roadmap lassen. Dann gibt es nur die Rollen „Mitglied“ und „Gast“. Die Administratorrolle gilt für den ganzen Workspace und lässt sich nicht für ein einzelnes Projekt vergeben.
Ein Mitglied erstellt und ändert Aufgaben und Artikel im freigegebenen Projekt oder Bereich, ein Gast sieht sie nur. Die übrigen Projekte des Teams sieht so eine Person nicht.
Archivieren, löschen oder verschieben kann eine eingeladene Person so ein Projekt nicht, diese Punkte fehlen in ihrem Menü. Das Projekt verlassen können dagegen Mitglied und Gast. Dafür gibt es im Projektmenü den Punkt „Projekt verlassen“, bei einem einzelnen Bereich „Bereich verlassen“. Mehr dazu im Artikel „‚Eingeladen‘: Projekte, die mit Ihnen geteilt wurden“.
Wo Rollen vergeben und geändert werden
Die Rolle wählen Sie beim Einladen im Feld „Rolle“, wie in den Artikeln „So laden Sie Kollegen per E-Mail ein“ und „Einladungslinks: erstellen, begrenzen, widerrufen“ beschrieben. Um die Rolle einer Person im Team zu ändern, öffnen Sie die Workspace-Einstellungen, wechseln zum Tab „Mitglieder“ und klicken neben der Person auf „Zugriff“. Im Fenster „Zugriff des Mitglieds“ stehen die Rollen als Karten mit Beschreibung, die jetzige ist mit „Aktuell“ markiert.
- Der Eigentümer vergibt jede Rolle außer seiner eigenen.
- Ein Administrator vergibt nur „Mitglied“ und „Gast“, und nur an Personen, die keine Administratoren sind. Neue Personen kann er direkt als Administratoren einladen.
- Einen Gast zum Mitglied machen können Sie nur, wenn im Abonnement ein Platz frei ist.
- Die Rolle des Eigentümers lässt sich nicht ändern, eine Schaltfläche zum Übertragen des Workspaces gibt es nicht. Soll das Team an eine andere Person übergehen, wenden Sie sich an den Support, wie im Artikel „So kontaktieren Sie den Taska-Support“ beschrieben.
Wer einen Platz im Abonnement belegt
Eigentümer, Administratoren und Mitglieder belegen einen Platz im Abonnement des Teams, auch wenn eine Person nur Zugriff auf ein Board hat. Für Gäste gilt ein eigenes Limit. In Free Team können Sie bis zu 5 Gäste in den Workspace einladen und bis zu 2 in ein Projekt. In Business liegt das Limit bei 50 Gästen pro Workspace und 50 pro Projekt.